Digital Workplaces: Social Intranet als Komplettlösung für Unternehmenskommunikation

Mittwoch, 02.12.2020

Papierlose Büros, Telearbeit und New Work – die Digitalisierung schreitet in Deutschland langsam, aber sicher voran. Vom Start-up bis zum Großkonzern sind Lösungen gefragt, um noch effektiver mit KundInnen und KollegInnen zu interagieren. Digital Workplaces helfen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Kommunikation 4.0.

Weiterentwicklungen des klassischen Intranets rücken in der internen Kommunikation mehr und mehr in den Vordergrund. Der große Vorteil digitaler Arbeitsplattformen ist ihre Vielseitigkeit. Top-Down-Kommunikation, hierarchie- und bereichsübergreifender Informationsaustausch sowie die Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander: Im Idealfall vereint ein Digital Workplace klassische Führungsinstrumente wie das Mitarbeitermagazin mit einem Social Intranet, das eine offene Kommunikationskultur im Unternehmen fördert. Gleichzeitig bietet die digitale Arbeitsplattform eine technische Lösung zur Kollaboration.

Kurz gesagt finden Mitarbeitende in einem Digital Workplace alles, was sie im digitalen Zeitalter benötigen, um bestens informiert zu sein und erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Was sind Digital Workplaces?

Digital Workplaces entstanden aus bekannten Kommunikationsformen wie dem Intranet und dem Mitarbeitermagazin. Sie vereinen folgende Funktionen:

• Websitelösungen mit Content-Management-System für die interne Kommunikation
• Strukturen für Unternehmensnachrichten, standortangepasste Informationen und soziale Austauschmöglichkeiten
• die Integration eines Mitarbeitermagazins für spannende Geschichten rund um das
  Unternehmen und seine Belegschaft
• mobile Lösungen wie Apps für einen reibungslosen Wechsel zwischen verschiedenen
  Endgeräten

Doch warum sollten Sie in einen Um- oder Ausbau der internen Kommunikation investieren?

Soziales Intranet als moderne Form der Verständigung

Viele Intranetstrukturen konnten zu Beginn des digitalen Zeitalters höchstens ein schwarzes Brett mit der Angabe von Telefon und E-Mail der Mitarbeitenden abbilden, damit jemand anderes Kontakt aufnehmen konnte. News des Arbeitgebers waren abrufbar, aber ein Austausch blieb oft aus. Der „Flurfunk“ war, ist und bleibt das Mittel für den direkten Informationsfluss schlechthin. Je mehr jedoch Unternehmen einen kulturellen Wandel wünschen und im Rahmen von New-Work-Konzepten Telearbeit und flexible Arbeitszeiten den Alltag bestimmen, umso wichtiger werden Kommunikationsmittel wie Messenger-Dienste, Videokonferenzen oder Telefonate. Hier bietet das Social Intranet eine moderne Variante des Austauschs mit den KollegInnen, da es wie die bekannten sozialen Netzwerke gestaltet ist. Teams stellen ihre Projekte auch online im geschützten Bereich vor, was für zusätzliche Transparenz sorgt.

Alles an einem Ort: PIIPE Workplace

Wie eine Lösung im Bereich Digital Workplace aussehen kann, zeigt anschaulich PIIPE Workplace des Start-ups NEOCOSMO aus Saarbrücken. Die Firma gewann schon den Inkometa-Award für das beste Social Intranet 2020 für einen ihrer Kunden.

 

Über eine CMS-basierte Website gelangen die Mitarbeitenden an alle wichtigen Informationen und nicht nur das: PIIPE bietet Schnittstellenlösungen für gängige Anwendungen wie MS Teams oder SAP, die sich mit dem Digital Workplace verknüpfen lassen. So können die Mitarbeitenden auf Basis einer sehr übersichtlichen und anwenderfreundlichen Plattform barrierefrei alle Anwendungen nutzen.

Die genaue Ausgestaltung der digitalen Arbeitsplattform lässt sich individuell und modular zusammenstellen und berücksichtigt dabei selbstverständlich ebenso das Corporate Design des jeweiligen Unternehmens. Die cloudbasierte Lösung entspricht deutschen Datenschutzbestimmungen und sorgt bei Bedarf mehrsprachig für einen besseren Workflow über Ländergrenzen hinweg. Die Inhalte eines integrierten Mitarbeitermagazins und der News können von der internen oder externen Redaktion intuitiv online publiziert werden. Unterschiedliche Themen-Kanäle ermöglichen es bei Bedarf den NutzerInnen, den persönlichen Newsfeed individuell zusammenzustellen.

Zusammenarbeit mit NEOCOSMO

Das klassische – gedruckte – Mitarbeitermagazin wird unserer Einschätzung nach nicht so schnell an Aktualität verlieren. Besonders in Zeiten, in denen die digitale Kommunikation so rasant zunimmt, bleibt es etwas Besonderes, Informationen direkt „in die Hand zu bekommen“.

Nichtsdestotrotz behalten wir neue Lösungen für Magazine im Mitarbeiterbereich konstant im Blick. So entstand der Kontakt zu Volker Zimmermann von NEOCOSMO bezüglich einer möglichen Kooperation. Während PIIPE Workplace die Grundlagen legt, kann unser erfahrenes Redaktionsteam Magazininhalte in Zusammenarbeit mit den entsprechenden KollegInnen beisteuern. Damit entsteht Content, der neben der direkten Kommunikation untereinander und den offiziellen Mitteilungen eine weitere wichtige Säule für ausführlichere Informationen, Porträts und Interviews schafft. Mitarbeitende identifizieren sich mit ihrem Unternehmen, was auch den gerade jetzt immens wichtigen Zusammenhalt stärkt.

Sind auch Sie auf der Suche nach einer professionellen Kommunikation 4.0 in Form von Digital Workplaces, beraten wir Sie gerne.

Von Janine Heller, Online-Redakteurin